Business Process

Hai, Readers ! ;)

Hari ini saya mulai lagi menulis refleksi untuk pelajaran ASI. Pembahasan kali ini yaitu tentang Business Process Analys (Analisis Proses Bisnis).

Sebenarnya materi tentang Proses Bisnis ini sudah dari 2 minggu yang lalu dimulai, tetapi pembahasannya baru selesai hari ini. Oleh karena itu, kami pun baru menuliskan refleksinya.

Sebelum melangkah ke Analisis Proses Bisnis, kami terlebih dahulu dijelaskan mengenai Quality Function Deployment (QFD). QFD merupakan teknik manajemen kualitas yang menerjemahkan kebutuhan customer ke dalam Software Requirement Specification (SRS). QFD meliputi Function Deployment, Information Deployment, Task Deployment, dan Value Analysis.

Setelah menjelaskan teori-teori dasar tentang QFD, Pak Sofyan menyuruh kami untuk menganalisis suatu sistem informasi dengan menentukan jenis usaha apa yang ingin kami buat beserta dengan judul projectnya, kemudian tentukan anggota kelompok yang akan berperan sebagai owner dan yang akan berperan sebagai developer. Kelompok saya membuat jenis usaha : Pabrik Mie Instan dengan judul project : Sistem Distribusi.

Pada saat diskusi, kami masih bingung dalam menentukan apa-apa saja yang merupakan suatu sistem maupun yang bukan termasuk sistem L

Akhirnya, setelah mendapat banyak pembekalan dan arahan dari Pak Sofyan, kami berhasil menyelesaikan analisis sistem informasi tersebut. Dalam tugas ini, kami menuliskan apa-apa saja spesifikasi standar yang ada pada Pabrik Mie Instan, apa-apa saja yang menjadi permintaan dari owner, dan juga saran-saran yang diberikan oleh developer.

Pelajaran yang saya tangkap setelah mempelajari tentang analisis sistem informasi, yaitu dapat menerjemahkan keinginan / kebutuhan konsumen mulai dari merancang jenis usaha sampai menuliskan spesifikasi standar yang ada dalam usaha tersebut. Owner dan developer pun berperan aktif dengan saling berkomunikasi untuk memenuhi kebutuhan konsumennya. Tidak hanya itu, developer juga harus mampu untuk mengembangkan pemikirannya menjadi lebih luas dan terbuka dengan memberikan saran-saran kepada owner agar dapat mencapai kepuasan dari konsumen.

Setelah pembelajaran mengenai analisis sistem informasi selesai, Pak Sofyan melanjutkan pelajaran ke materi selanjutnya yaitu tentang Analisis Proses Bisnis.

Hmm..  Seperti yang kita ketahui, Proses Bisnis (Business Process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Proses Bisnis harus mempunyai tujuan (goal), membutuhkan masukan (input), menghasilkan apa (output), memiliki sumber daya (resource), beberapa aktivitasnya berurutan, melibatkan satu / lebih organisasi, serta ada value bagi customer. Akan tetapi, yang akan saya bahas disini bukan mengenai teori Proses Bisnis melainkan penerapan Analisis Proses Bisnis dalam suatu perusahaan.

Pada minggu lalu, Pak Sofyan memberikan kami tugas untuk menganalisis proses bisnis yang ada pada sebuah perusahaan rental mobil. Seperti biasa, kami disuruh duduk dalam kelompok kami masing-masing kemudian berdiskusi bersama.

Awalnya, kami disuruh untuk menuliskan divisi-divisi apa saja yang ada dalam sebuah perusahaan rental mobil tersebut. Setelah berembuk, kami menentukan beberapa divisi, antara lain : divisi penyewaan, divisi pengadaan, dan divisi pemeliharaan. Kemudian, kami menentukan jabatan masing-masing anggota kelompok ke dalam divisi-divisi yang telah kami buat.
Setelah semuanya telah mendapat bagian dalam divisi masing-masing, tugasnya adalah menulskan proses kejadian (event) mulai dari customer datang ke rental mobil, didata oleh front desk sampai terjadi proses penyewaan dan pembayaran melalui kasir, lalu diberikan surat-surat mobil dan kunci, kemudian mobil yang telah dipilih oleh customer dapat diambil di bagian bagasi (controller). Proses ini akan berlanjut hingga customer menggembalikan mobil. Pada tahap akhir ini disebut output (tujuan).

Karena belum selesai, maka tugas ini akan dikumpul pada pertemuan berikutnya, yaitu hari ini. Tugas itu kami gambar pada kertas flipchart yang telah dibagikan minggu lalu. Kelompok saya menggambarkan 3 tabel karena kami mempunyai 3 divisi yang telah saya sebutkan diatas tadi.

Hasil analisis tersebut kami tempelkan di dinding lalu Pak Sofyan mengacak 1 nomor anggota kelompok yang akan menjaga stand, sedangkan anggota kelompok yang lain akan berpencar ke kelompok-kelompok lain untuk memberikan masukan terhadap kelompok tersebut. Masukan-masukan yang kami berikan akan dicatat oleh penjaga stand jika dianggap bermanfaat dan menjadi informasi yang bagus untuk mereka sehingga NIM kami akan dicatat menjadi bukti bahwa kami aktif dalam kegiatan kelompok ini. Demikian pula sebaliknya, jika ada penjelasan dari penjaga stand yang bagus dan dapat menambah wawasan kami, maka kami pun akan mencatat NIM mereka. Waktu yang diberikan adalah 30 menit dan setelah itu, kami kembali ke tempat kami masing-masing.

Ternyata banyak masukan yang diberikan kepada kelompok saya, beberapa diantara yaitu : harus menambah divisi marketing, divisi promosi, dan harus mencantumkan bagian pimpinan.

Setelah melihat masukan-masukan dari kelompok lain, kami sadar kalau tugas kami ini belum lengkap dan kami akan memperbaiki dan menambahkan kekurangan kami itu dalam tugas berikutnya. Tugas yang diberikan Pak Sofyan berikutnya yaitu membuat flow chart dari tabel yang telah kami buat lalu di print. Tugas ini akan dikumpulkan minggu depan x_x

Menurut saya, dengan adanya kegiatan diskusi seperti ini dapat lebih memudahkan kami dalam memahami pelajaran karena kami mau tidak mau harus berperan aktif didalamnya. Pelajaran yang saya pahami dari materi tentang Proses Bisnis yaitu :

• Dalam suatu proses bisnis harus memiliki input dan output (tujuan) yang jelas sehingga organisasi dapat fokus pada keinginan customer.
• Dengan analisis proses bisnis, suatu organisasi mampu memonitor setiap aktivitas-aktivitas yang terjadi karena telah dibagi kedalam divisi-divisi.
• Organisasi juga lebih mudah mengelolah proses-proses antar bagian-bagian yang ada.

Yang ingin saya ketahui lebih lanjut tentang Proses Bisnis, yaitu apakah ada resiko jika salah satu operasi dalam proses bisnis dilakukan pada urutan waktu yang salah dan apa pula yang dapat terjadi jika proses tersebut dijalankan oleh divisi yang salah?

Ok, demikian dulu pembahasan saya mengenai Analisis Proses Bisnis. Materi yang akan kami pelajari selanjutnya yaitu tentang Model Data, tunggu info selanjutnya yah >.< thanks..